Вперше опубліковано: 03/11/2015

Отримала цей запит від учасників онлайн самотренінгу iChallenge про техніки планування, якими користуюсь та методи організації свого часу.

Розумію, що всім, хто навчається у мене цікаво які методи обираю для постійного використання сама. Мій стиль життя змінюється з кількістю і видами проектів над якими працюю. Опишу систему, якої притримуюсь саме в  2015 році.

Варто враховувати, що впродовж цього року я веду навчання онлайн та індивідуальний коучинг офлайн, проводжу тренінги і м-класи, веду активно сторінку facebook та блог, працюю в Інституті післядипломного навчання, дописую кандидатську дисертацію і часто буваю за кордоном. Окрім цього продовжую роботу над собою (в тому числі навчання та івенти колег)  і виділяю час на рідних та близьких. Такі на разі пріоритети, тому система організації себе і людей навколо буде корисна тим, у кого схожий стиль життя.

Системні речі:

Кожні три місяці (якраз, коли змінюється сезон) я роблю ретельну чистку.

12076878_10154267165159167_1869049521_nПеребираю всі речі: від одягу до книжкових полиць. Це не просто змінити речі в шафі чи зайнятись благодійністю. Для мене це цілий ритуал, надзвичайно важливий, якщо хочу вивільнити ресурси, сили та  ідеї для нових проектів. Також це нагадує обирати/купувати речі за призначенням/цінністю/практичністю. Для мене прибирання в прямому і переносному сенсі є не те, що першим кроком, а нульовим. Вважаю, що без попереднього аналізу і підсумку ніякий новий старт не буде ефективним. Якщо бачу, що справи “стоять на місці” або потрібно написати велику/складну статтю (в тому числі наукову) відразу берусь за прибирання в домі (навіть якщо в цей час у відрядженні чи батьківському домі), іноді перемивання чистого посуду. Важливий сам процес – концентруючись фізично, думки перестають бути уривчастим, перескакувати одна на одну і мислинєвий процес стає більш якісним.

Чуть рідше проводжу аналіз оточення. Навіть, якщо к-ть родичів і близьких роками залишається незмінною (на щастя), для мене завжди актуально відслідковувати якість спілкування, нетворкінг, які навички і особистісні якості від кого переймаю. Саме по цій причині не стану підтримувати “формальні зв’язки”, оскільки знаю як впливає власний приклад, слова, скарги чи позиції тих, з ким спілкуюсь/працюю.

Оскільки всі мої види роботи пов’язані з людьми та комунікацією для ефективної взаємодії  допомагає притримуватись кількох важливих правил:

  • при знайомстві проговорюю систему комункації (як зв’язатись, з якої і до якої години);
  • при закінченні зустрічі відразу оговорююємо дату і місце наступної зустрічі;
  • всі важливі замітки роблю відразу під час зустрічі;
  • рідко назначаю зустрічі в обід (під час ланчу) – їжа мене відволіка і не можу зконцентруватись на розмові і для травлення це шкодить. Хіба легкий перекус “на фоні”;
  • зустрічі з друзями поєдную з прогулянками на свіжому повітрі (оскільки в мене переважно сидяча робота);
  • віддаю перевагу конкретиці і вибудовуванні довготривалих відносин, співпраці.

Перед тим, як вийти з дому (особливо вранці), перед зустрічами і під час прогулянок, занять спортом я постійно слухаю аудіозаписи чи аудіокниги (українською, російською, англійською мовами). Колекцію збираю поступово. Часто присилають посилання колеги і друзі, якщо знаходжу випадково в інтернеті не полінуюсь відразу скачати і відкласти в папку, щоб була свіжа корисна інформація, якою наповнюю свій мозок, так би мовити, – налаштовуюсь зранку.

Обожнюю списки! Веду онлайн записи (google drive і нотатки на телефоні, а віднедавна  keep.google.com) всієї важливої інформації – від переліку онлайн ресурсів (закладки) до цитат книг та списку книг, які хочу прочитати. Як тільки хтось рекомендує книгу/відео, відразу вношу в нотатку автора і хто порекомендував.

До речі, записи із м-класів (не моїх) чи інших цікавих івентів веду в окремому блокноті. Зазвичай одного на рік майже вистачає.

Коли читаю книги в паперовій чи електронній версії роблю замітки 3-х категорій:

сл – формулювання словосполучень (якими словами, синонімами передають ідею, особливо, коли перечитую книги у різних виданнях). Як на мене, це важливо для всіх надихаючих спікерів і тим, хто вивчає мови.

аф – афоризми і цікаві крилаті фрази

iCh / м / Ot / G / SMt – будь-яке скорочення назви проектів, над якими працюю.

Коли не вистачає натхнення, я завжди можу заглянути в книгу, яку на разі читаю і “пробігтись по заміткам”. Раніше вела читацький щоденник, куди виписувала ці фразу, ділячи його на окремі категорії (кожні 50 сторінок). Класно брати такий записник в подорож, бо можна перечитати кілька книг за одну дорогу.

Зазвичай, я маю 2-3 книги для читання: 1 – з професійної сфери, 2- цікавеньке для саморозвитку, публіцистичну літературу із свого списку mast read, 3 – будь-які роботи  лауреатів нобелівської чи пулітцерівської премій перед сном, щоб втихомирити думки і направляти фантазії в одному руслі. 1 та 2 зазвичай читаю в транспорті, коли хтось спізнюється до мене на зустріч чи в черзі. Тобто, в мене з собою завжди є книга в паперовій чи електронній версії.

До речі, я не веду щоденник. Але детально вивчаю різні технології і серйозно задумуюсь, щоб закінчувати день технікою FreeWriting  чи коротким записом в блокноті для планування і аналізу. Поки вивчаю історії ведення щоденників і думаю, що в 2016 до цього прийду.

IMG_0624В цьому році я постійно практикую авторську техніку “Картонка” і щомісяця формую собі 10 нових критеріїв аналізу дня, де 3 із них – це ретельна робота над цілями, 2 – розвиток нових звичок, 2 – самоспостереження (раціон, фізичні навантаження), 2 – із професійного життя і 1 – новий виклик/експеримент.

Будь-яка робота над собою розпочинається із спостереження та вивчення своїх слабких і сильних сторін. Найкраще це робити через SWOT-аналіз, але мені достатнього його проробити лише перед плануванням наступного року. А в інші періоди просто включаю окремі пункти в свою “картонку”.

Наприклад, я помітила пряму залежність від того, що їм і свого самопочуття, настрою, продуктивності. Тому мені важливо відслідковувати що саме (записуючи через кому) я їм впродовж дня. Один місяць в сезон я повторюю спостереження свого раціону. Це не складно, багато часу не займає, якщо сформувати звичку і зрозуміти значимість таких записів.

Наприклад, після таких спостережень помітила, що після вживання м’яса – я швидко втомлююсь, менш продуктивна, уважна, дещо агресивна і не генерую нових ідей. Спочатку я відмовилась вживати його в дні важливих зустрічей чи переговорів, а з часом зовсім виключила з раціону. Не називаю себе вегетаріанкою, але м’ясом на разі не їм. Також груша і ще ряд продуктів, які для одних – це надзвичайно корисно і смачно, а для мого організму – справжній виклик. Ранок починаю з корисних продуктів, по черзі чередую: клітчатка/смузі/льон/вода з лимоном. Потім кава із солодким і лише за ланчем повноцінний прийом їжі. До такого висновку прийшла після спостереження за раціоном та самопочуттям. Тому наполегливо рекомендую спочатку вивчати себе, переш, ніж приступати до впровадження нового.

Також завдяки спостереженням визначила свої години максимальної продуктивності (08:00 – 12:00 ранку). Цей час для надзвичайно важливих зустрічей, роботи над складними проектами, розвитку нових ідей чи вивченню нових іноземних слів. Віднедавна почала вчити вірші, щоб розвивати пам’ять і концентрацію уваги та зацікавилась французькою мовою.

Також в спостереженні за собою мені надзвичайно допомагає диктофон (словниковий запас, інтонація, тощо) і відозаписи виступів (зокрема мова тіла).

Стратегічні цілі і планування року

Щоб ефективно прожити рік, необхідно ретельно його спланувати. А перед цим попередньо провести аналіз року, що минає і % досягнутих цілей, якість результатів. Якщо відверто, то грудень повністю присвячую цій роботі. Звичайно ж не щодня, але встигаю пропрацювати чимало методик. В мене є окремий триденний тренінг на цю тему, бо вважаю її надзвичайно важливою.

Розпочинаю із аналізу 10 років (щороку). Причина проста: щоразу згадуються зовсім інші важливі деталі. Всі записи я зберігаю і порівнюю з аналізами попередніх років. Так я відслідковую пріоритетність цілей, сфер, що на даному етапі для мене було важливіше. Розумію, що ключові життєві події не змінились, але з часом опускаються прізвища, забуваються менш значимі події і виділяю те, на що не звертала уваги раніше. Життя іноді саме диктує в якому напрямку рухатись. А я додаю цьому процесу усвідомленості.

IMG_8933Виходячи із своїх цілей на 10 та 5 років мені легко формувати середньострокові цілі по всім сферам. Їх, на мою думку не повинно бути більше двох – трьох і з чітким планом досягнення. Я довго не ламаю голову над ризиками, розумію, що умови можуть бути різні, ряд обставин, яких не прорахуєш. Гадаю, більш важливо чітко пропрацьовувати мотивацію досягнення цілей, тобто “навіщо” це мені потрібно. І у випадку, якщо трапились форс-мажорні обставини, чітко розумію яку ціль переформулювати, яку замінити.

Пріоритети і цінності в нас не міняються, навіть з часом. Лише їх образ, деталі. Тому, якщо виникають ризики – в паніку не впадаю. В своєму індивідуальному плані розвитку  я знаю якими навичками маю володіти до кінця року і що має бути результатом в кожній сфері в кінці 3-5 та 10 років. За весь період, що системно планую (вже 13-тий рік), корективи вносились лише в план досягнення, іноді терміни але не в свої цілі. В першу чергу це свідчить, що аналіз дає усвідомлення чого хочу від життя і “що можу”. Тоді легко сформулювати “чого варто навчитись”, щоб отримати бажаний результат (досягнуті цілі).

Реалістичність – це перша важлива умова при формулюванні життєвих цілей. Якщо я хочу самодисципліни, то працюю над цим окремо, а не ставлю по 3-5 цілей з вимогою до себе їх реалізувати.  Мені дуже допомогло “вміння говорити ні”. Як собі, так і тим, хто хотів би перекласти на мене свої задачі, цілі. Я ціную свій час, я люблю свої цілі та мрії. Прекрасно розумію, що не зможу вижати із себе мотивацію для роботи над проектами, які мені не до вподоби, тому не стану робити задачі як-небудь, аби не образити людину своєю відмовою. Щирість – найкраща валюта у всіх взаємодіях.

Планування місяця

IMG_0623Веду google calendar, на якому прив’язані ще 2 робочих і 2 календарі близьких людей. Я відразу бачу скільки відбувається подій паралельно, скільки мені потрібно особистих ресурсів, щоб реалізовувати свої задуми, відслідковувати робочі і підтримувати рідних. В мобільній версії він не настільки зручний, але добре вносити корективи, як тільки ввімкнула доступ до інтернету.

Також на робочому столі/в папці для планшета в мене з собою роздрукована версія. Тобто в електронній я в основному вношу довготривалі проекти, або події, які тривають більше 3 год (наприклад тренінг, онлайн проект, фестиваль, тощо). Вношу коли планую і корективи перед початком нового місяця. Завжди можу заглянути в електронну версію, але вже зустрічі, м-класи – вношу лише в паперову версію. Чорною ручкою – те, що не можна переносити і є чітка дата, місце. А олівцем – те, що має попередню домовленість, але ще не підтверджено чи може бути змінено.

З собою ніколи не ношу кольорові олівці чи іншу канцелярку. А от в неділю, коли займаюсь плануванням тижня, виділяю різним кольором проекти, щоб на папері чітко бачити скільки сил іде на кожну із сфер (щоб залишатись в балансі) і відрізняти робочі проекти  від особистих.

На разі день планую лише подумки, звечора. Мені достатньо поглянути на записи в паперовій версії, к-ть зустрічей і я легко розплановую сили: які задачі в якій половині дня робити. Звичайно ж веду to do list – коли працюю за столом – на маленьких папірцях (лише ті задачі, які треба зробити за сьогодні), більш глобальні задачі вношу в keep.google в нотатки, кожна з яких має таку ж назву, як і проекти, над якими працюю.

keep google

Варто зауважити, що коли домовляюсь/підтверджую зустрічі, то обираю графік: до обіду над собою або  “робота за комп’ютером”, а після обіду – зустрічі. Або один день працюю над одним проектом, а в другий день – над іншим. Це економить час на дорогу, допомагає мозок налаштуватись, концентрація уваги і генерація нових ідей значно вищої якості. Такий стиль роботи чередую в залежності від дати дедлайну. Якщо треба вести кілька проектів інтенсивно паралельно, то взагалі працюю по системі Помодоро.

З друзями

Діяльність моїх друзів багато в чому пов’язана з інтернетом. Ми часто обмінюємось ідеями хто як використовує додатки, який новий спробували, тощо. Але головне тут те, що ми прекрасно розуміємо важливість смартфону, як інструменту полегшення життя. Якщо гуляємо/розважаємось і хтось відволікся в телефон – це реально важливо, і ніхто не сприймає, як неетично, що людині скучно і це прояв неповаги ( це, як мови, якими спілкуємось: російська, українська – кожен своєю і всі всіх розуміють). Ми це, навіть якось обговорили. Дискусія тривала більше години, було багацько різних аргументів, але прийшли до такого от спільного правила.

Всі зустрічі стараємось поєднувати з активним відпочинком (вихідні, відпустки) чи прогулянками на свіжому повітрі. Тому що у всіх переважно сидяча робота і маючи спільні та схожі цінності – нам легко було домовитись про таку умову. Тобто замість посиденьок в кафе ми віддамо перевагу прогулянці в парку, нехай і з кавою.

Мама з татом теж активно використовують скайп, соціальні мережі, наша комунікація здебільшого там. Рідше, поки йду на зустріч (під час перерви) – телефонна розмова.

Віртуальне життя

Я багато проводжу часу в інтернеті. Мій Chrome щільно заповнений закладками, які чищу в кінці кожного місяця (в основному останні 30 – це конкретні посилання на статті). Від недавна почала сама собі відправляти повідомлення в фейсбук, якщо хочу зберегти цікаве посилання. Раніше пробувала різні ресурси для такого, але жоден в мене не прижився.

IMG_0572Впродовж дня, коли пересуваюсь містом, перевіряю фейсбук та пошту (стараюсь кожні 2-3 год). Звукові та візуальні сигнали про те, що прийшла нова активність у всіх (!!) соц. мережах вимкнена на смартфоні. В цілому не дуже люблю переписуватись в мережі – це лише уточнення про час і місце зустрічі. Тому часто можу опустити і формальне слово “Привіт” або написати його в кінці. Ціную конкретику.

Ранок ніколи не розпочинаю з ноутбука. Він вмикається аж через 2-4 год після сну, не раніше. Перші 30 хв – година (вранці)  іде на розбирання пошти (лише ті, де є тема листа: робоча офіційна переписка), потім робота по списку to do або вмикаю ted.com, поки збираюсь на зустріч.

Також мінімум одна година ввечері (переважно більше фейсбук), але не перед сном, а за 4 год до того, як відправлюсь в ліжко. Цей час іде на відповіді, формування постів в групі, яку веду, перевірку закритих груп, де маю цікаві комунікації (замість форумів). Якщо веду онлайн проект, то більше часу і на 1 раз частіше (ще в обід). Раз-два в тиждень (здебільшого перед вихідними) цей час використовую на перегляд афіш, окремих цікавих сайтів, блогів, в тому числі англомовних. Культурне життя планую окремо перед стартом місяця.

В листах часто виділяю жирним головні ідеї. З поваги та економії часу інших. Якщо головні месиджи їх зацепили і вирішать більше уваги приділити листу, будуть читати саме цей абзац. Не треба думати, що мій лист – це саме важливе, що вони отримали согодні. Я б сама із-задоволенням не читала б монотонні листи, якби вони не були робочі.

Новини я не читаю зовсім. Мені достатньо структурованої групи друзів (функція в фейсбук), щоб проглянути їх записи в соц.мережі та twitter.

Instagram – виконує функцію альбому, спогадів, збереження емоцій. Раніше практикувала 1 пост в день, щоб відслідковувати настрій події, думала буде корисно для аналізу року. Але згодом зрозуміла, що варто зберігати лише самі-самі. Тобто, для мене, це як щоденник. І дуже часто я не можу сфотографувати те, що насправді хочу запам’ятати (чи людина, з якою зустріч проти, переживає за конфіденційність чи не встигла “зупинити момент”) але символічна деталь поряд або місце (відмічене у функції інстаграм) – ось ключова згадка.

Перш, ніж додавати когось в друзі- перевіряю профіль (спільних друзів, місця чи проекти в яких могли б пересікатись). Вцілому для мене фейсбук – оптимальна площадка для спілкування і роботи. Але з тими, кого вже знаю. Часто перед великими івентами, якщо в мене є список реєстрації, пробую додавати людей наперед і починати розмову спочатку в фейсбуці (такий собі елемент нетворкінгу). Тоді по приїзду на подію, ми переходимо до більш конкретних тем. Як то кажуть, small talk опускаємо..

IMG_0258Всіх, з ким переписуюсь в соціальних мережах, прошу писати всю свою ідею/запитання/пропозицію в одне повідомлення, а не для кожного окремого смайлу свій месидж. Тепер Ви розумієте, що коли відкриваю фейсбук, то відразу висвічується кілька чатів паралельно. Логічно, що краще висловити свою думку і перейти до іншого чату, поки попередній співрозмовник друкує свою відповідь. Тому, коли розсилають повідомлення “плз лайк, якщо не складно” часто бувають останніми.

До речі, чати. Так, в фейсбуці в мене є кілька робочих. У них всіх оговорені правила. В тому числі і в роботі з іноземцями, які часто сприймають фейсбук як реальну соціальну мережу. Навіть проговорюють, що всі переписки в цій мережі не мають “сили домовленості” і для рішення Ви маєте переписати це на емейл. В нас інша ментальність і в українських чатах часто приймаються рішення. В будь якому випадку, вважаю чат чудовим інструментом – від “ділитись посиланнями на сайти/статті” до висловити пропозицію і побачити хто з нею ознайомився. Тому правило “не повторювати думку, якщо згідні, достатньо поставити + та ім’я автора думки”, тощо – це дуже важливі правила, щоб чат не був переповнений текстом. Так без зайвого скролінгу можна включитись в дискусію, навіть, якщо була офлайн більше 4 годин.

Що собі можу дозволити в переписці. Звичайно ж, можна і скоротити слова (наприклад u замість you та cause замість because, to – 2 for -4) але і то тільки з тими, кого вже знаю. Вважаю смс заради слова “ок” – не умісною. Краще вже підсумувати:  домовились! час, місце. До зустрічі!

До речі, характерна особливість українського ринку – постійне уточнення, пере підтвердження зустрічей. Це як виходить: Ви не цінуєте твердість свого слова, що можете собі дозволити назначити інші плани на цей час? Чи до останньої хвилини будете відтягувати і вирішите за 5 хв до початку зустрічі попередити про свою відсутність. Чи взагалі спізнитись? То хто тоді з Вами буде мати справу? Ось чому кінцеве повідомлення/фраза в телефонній розмові має бути коротким резюме-підсумком. Яка заявляє про Ваші тверді наміри бути в зазначеному місці вчасно /завчасно.

 

Подорожі

Всі поїздки планую завчасно. Електронний квиток мінімум за півтора місяці – місяць “на руках”. В цьому випадку в мене режим практично не змінюється (окрім раціону – щоб легше переносити трансфер, вживаю в основному лише кефір/фреші).

IMG_9097В чергах на контроль, посадку, пересадку,  я читаю документи (всі робочі папери, пов’язані з поїздкою). В літаку та поїздах – книги або сплю. Я не веду нотатки про подорож, не планую які місця маю відвідати, не фотографую архітектуру і пам’ятники – я не мандрівник. Та й часу між робочими зустрічами практично немає. Іноді крім готелю і офісів, в яких зустрічі, місто вдається побачити через вікно лише поки пересуваюсь від/до аеропорту/вокзалу.

Якщо пощастило і в графіку маю додатковий день, то обов’язково виходжу на прогулянку куди очі бачать. Для мене не має суттєвого значення куди йти. Навіть краще заблукати. Це оптимальний спосіб відчути країну – від гостинності і готовності місцевих допомогти до реальної ситуації на вулицях. Дуже часто стереотипи в інтернеті відрізняються від реальної картинки в країні. Завжди стараюсь поспілкуватись з однолітками чи старшими на вулицях міста, в якому подорожую. Це стосується і міст України.

В телефоні маю нотатку з назвою міста подорожі. І туди вношу всі спостереження, думки та ідеї. Такі записи мають надзвичайну цінність і зберігаю їх потім в окрему папку. Ми ніколи не повертаємось з подорожі тими ж людьми. І нехай нічні перельоти, тривала пересадка чи погані погодні умови.. ніщо не зіпсує враження від людей/розмов/спостережень, які привожу з собою. Це і є самий цінний багаж.

 

Взагалі моя система комункації дуже проста

Будь яка жива зустріч – краще телефонної розмови чи переписці. Коли працюю з іноземцями, то це в основному hangoutsб mumble чи skype, де на першій же зустрічі оговорюються правила комунікації (всі би українці переймали цей досвід!!!). Потім ми переходимо в gmail, google drive, facebook chat, dropbox, titanpad чи glimp маючи чітко день і час для системних зустрічей. У випадку швидкого реагування – смс з деталями що саме перевірити і до якої години. Тих  же самих правил стараюсь притримуватись у своїй роботі в Україні.

Я продовжую працювати над своєю системою самоорганізації, тестити нові ресурси. Тому буду вдячна за рекомендації, посилання та Ваші історії – приклади!

Якщо вважаєте матеріал корисним, поділіться з друзями:

Facebook Comments