Перш, ніж розпочинати освоювати техніки тайм-менеджменту, дослідіть для початку які у Вас взаємовідносини з часом.  Здається що це досить банальні чи очевидні речі, але рідко хто починає планування саме з аналізу.

хронометраж часу техніка

В першу чергу хронометраж часу впродовж дня робиться з ціллю знайти де реально втрачаєте дорогоцінні хвилини. По десять-п’ятнадцять хвилин впродовж дня може перетворитись в мінімум одну годину, якої так часто невистачає.

У нас у всіх однаково 24 години і 7 днів на тиждень. Але одні вміють поєднувати  всі сфери свого життя і достатньо приділяти часу на самі важливі (для них же) речі чи справи. А інші жаліються та мріють якби в добі була + 1 година, наприклад на саморозвиток. Тут звичайно ж справа і в пріоритетах також: важливим, стратегічним справам потрібно приділяти увагу в першу чергу. Але для початку знайдіть свої пожирачі часу: що це або хто це.

Хронометраж – це метод вивчення витрат часу на безпосередньому виконанні заданої операції шляху спостереження і вимірювання циклічно повторюваних елементів (частин).

Або, людською мовою, облік витраченого часу, при якому виявляються діри, в які час безслідно витікає.

Тут гарно підходить крилата фраза  «Людина, яка даремно втрачає час, сам не помічає, як старіє» із фільму-казки Євгенія Шварца “Втрачений час” або її аудіоверсію. Перегляньте, краще зрозумієте суть ідеї усвідомлювати як проживаєте час і не просто щодня, а щогодини і щосекунди. Від одного цього інсайду додається сміливості обрізати спілкування з токсичними людьми та гаяти час на другорядні справи.

Мій досвід роботи з командами, управління ними показав, що в перші же дні найважливішими моментами є вийти на спільну картинку розуміння речей: говорити однією мовою, мати одне бачення проекту і кінцевого результату, довіряти що кожен із нас працює над своїм найкращим результатом. Так ось привчити кожного до аудиту свого часу в перші же дні – це зробити інвестицію у ваше порозуміння. Тому що кожного разу, ставлячи задачу, людина достовірно зможе оцінити свої сили на її виконання, не зменшуючи чи збільшуючи додаткових собі резервів, що вцілому відтягує дедлайн для всієї команди.

Чи знаєте скільки  часу Ви втрачаєте дарма? А головне – на що?

Чи можете в точності відтворити в пам’яті весь вчорашній день? Все, що Ви робили впродовж дня, ну, хоча б з двадцятихвилинною точністю? Скільки часу Ви провела в транспорті чи простояли в заторах (а могли б досконаліше продумати маршрут), скільки Ви витратила на розмови, скільки на прибирання, скільки на улюблений серіал, а скільки на дитину? А якщо доплюсувати по 10 хвилин з кожної зустрічі, коли до Вас запізнювались, а Ви просто в цей момент вирішили перевірити соціальні мережі чи месенджери…

Здебільшого, люди не можуть відтворити в пам’яті свій день. Навіть сказати з максимальною точністю скільки часу йде на ту чи іншу задачу. Все приблизно.

В мене є друг, який прорахував свій маршрут з дому на роботу, включаючи зупинки на “великих” світлофорах та розв’язках, що дало йому змогу з точністю до 5 хв сказати буде він вчасно на робочому місці чи спізниться із-за затору, в залежності о котрій виїхав. Відповідно, він знав проміжки часу коли варто виїхати з гаража з точністю до 5 хв, щоб не застати на своєму шляху жодної заминки. В його випадку форс-мажор – це дійсно форс-мажор, а не щоденний традиційний затор в місті. Друг досліджував час, швидкість, тенденції заторів та аварій на своєму шляху впродовж 2-х тижнів. Те ж саме пропоную зробити Вам – вести хронометраж дня впродовж двох тижнів.

Чому два тижні вести записи?

Тому що, навіть, якщо Ваш день схожий на попередній, є певна циклічність. Наприклад, на тренування Ви ходите лише 2 рази в тиждень, а у вихідні влаштовуєте кардіо самостійно. А в наступні вихідні – вирішили влаштувати з компанією друзів своє дозвілля і саме тренування перемістили на будні. Тобто є дії, які Ви виконуєте лише раз в місяць або в 10 днів, як, наприклад манікюр (і не лише прекрасна половина людства його регулярно робить:) чи інші косметичні процедури, провідування рідних чи гостини у друзів. Погодьтесь, у Вас є такі “справи”. І вони можуть забрати три години разом з дорогою. Тому варто думати як поставити на циклічність і які дії запускати паралельно, щоб не втрачати час і при цьому підтримувати відносини чи форму.

Хронометраж дозволить Вам не тільки визначити, куди витрачається дорогоцінний час, а й знайти додаткові резерви часу для себе, про яких раніше навіть не підозрювали, навчитися встигати більше, він допоможе зробити стиль життя набагато ефективнішим.

Аудит часу

Спосіб №1: записувати свої дії кожні 10 хвилин

Можете обрати інтервал під себе (15 чи 20). Я розпочинала практику з системних 10 хвилин, щоб отримати максимально детальну інформацію. Краще вносити дані в таблицю або нататку з таким виглядом:

Аудит часу

Зазвичай виникає сумнів: “Як можна фіксувати свої дії кожні 10 хвилин? Скільки ж часу я витрачу на самі записи ? Я ж тільки і буду займатися цими записами! ” Але: Якщо все грамотно організувати, то на це піде близько 10 хвилин в день всього: приблизно 10 секунд на один запис впродовж, скажімо, 16 годин доби. Вигода, яку Ви отримаєте від цього заняття, незрівнянно більша.

Переваги:

1. Ця вправа наочно показує, скільки часу Ви вели хронометраж, а скільки байдикували чи “переключались”. А значить, набагато легше виявити ті ділянки дня, які найскладніше піддаються хронометражу.

2. Виробляється стійка звичка кожні 10 хвилин задавати собі питання: «Чим я зараз займаюся? Витрачаю я свій час чи інвестую в кращу себе?».

Недолік: цей спосіб погано підходить, якщо у Вас в 10 хвилин вміщуються відразу кілька справ. Припустимо: вмитися – 1,5 хв., Почистити зуби – 3 хв., Одягнутися – 1,5 хв., Зварити каву – 3 хв. … Або як записати, що Ви розмовляла по телефону 18 хвилин? Або Ваша зустріч тривала 40 хв, Ви ж не будете відволікатись на нотатку під час? Але можете чітко зафіксувати: 1)перед тим як людина мала прийти на устріч 2)фактично прийшла і 3) коли ви попрощались. Навіть різниця між 1) та 2) – це одна із ключових підказок втрати часу.

Спосіб №2: Записуйте кожне перемикання уваги

Робите запис в таблиці в той момент, коли переходите від однієї дії до іншої. Таблиця для цього способу обліку часу виглядає трохи інакше:

Хронометраж часу

Переваги такого обліку:

  • набагато легше пам’ятати про ведення хронометражу, так як швидко випрацьовується звичка: «закінчила щось робити – зазнач в таблиці»
  • точно дізнаєшся тимчасову «вартість» твоїх звичайних дій. Скільки часу варто для тебе сходити в магазин, скільки коштує миття підлог, скільки коштує поритися в інтернеті, а скільки – спекти пиріг?
  • “коханий, я збігаю на пару хвилин до сусідки за цукром. Помішуй варення на плиті щопівгодини, будь ласка … ” 😀 😬 😁 😂

Недоліки цього способу:

  • досить багато часу витрачається на підсумковий підрахунок тривалості дій. Рішення: протягом дня заповнюте перші дві колонки, а ввечері, ну або в кінці тижня, коли будете аналізувати результати, підрахуйте загальну тривалість.
  • легко можна збитися на занадто узагальнений, неякісний облік. Ви дійсно впродовж двох годин кожну хвилину говорила по телефону, і зовсім не відволікалась від цього заняття, не думала паралельно про що-небудь ще, що не помішувала те саме варення …? Наприклад: з 9.00 до 13.00 – прибирала … Надто велики проміжок.

Тому найкраще об’єднати обидва методи хронометражу:

1. Ведіть облік часу способом №1, але при цьому «на полях» фіксуйте цінність своїх основних витрат часу;

2.Ведіть облік часу способом №2, але обмежте себе в часі, наприклад, на ті ж 10 хвилин;

3. Попрацюй 1-2 дня за способом №1 і коли Ви вже виробили в собі звичку весь час задаватися питанням «Що я зараз роблю?» І виринати з рутинного потоку, спокійно переходьте до способу №2.

Оберіть для себе найзручніший варіант і починайте діяти !

Підказки

1. Вести облік з ранку до вечора відразу з першого дня – річ нереальна, тому що без звички може статися конфлікт: або Ви ведете облік часу, або Ви працюєте. Тому краще почніть з хронометражу окремих взятих фрагментів дня. Наприклад, ранок. А ось вечірній час і вихідні, а також «особисте», найскладніше враховувати.

2. На початку ведіть «безоціночно» хронометраж: просто фіксуйте все, що робите, не оцінюючи і не переживаючи. Це пов’язано з тим, що у більшості людей, які тільки почали виконувати цю вправу, результати викликають шок.Бо відразу помічатимите як “зливаєте” свій час. Наприклад: «О, жах !! Я провела в інстаграм цілих 3 години! Просто дивилася і нічого не робила, уявляєте! Сиділа і дивилася! ». В результаті Ви почнаєте уникати тих справ, які робите зазвичай або не фіксуєте реальний час. Щоб цього не сталося, використовуй інші формулювання: «Диви, виявляється, я цілих 3 години просиділа в інстаграм. Цікаво! Так і відзначимо» або “Якщо позбирати по 10 хв очікувань на зустрічах тих, хто спізнюється, то вцілому можна годину за день мати. Цю годину можна відвести на аудіокнигу, навіть по 10 хвилин”.

Ваша головна задача зібрати дані. А аналіз – це вже другий крок, надто багатолазівок, які варто розбирати індивідуально, наприклад на консультації з тренером особистої ефективності або в трансформаційному курсі на онлайн зустрічах.

 

Хочу лиш дати кілька прикладів на чому можна “зекономити” свій час, об’єднуючи справи:

1)В машині слухати аудіокниги. Не соромтесь запропонувати тим, хто з Вами в салоні послухати аудіокнигу, замість тривалих пустих розмов. Ваша машина – Ваші правила. В таксі це теж розповсюджується = з користю час в заторах і просто на шляху додому

2)Купувати засоби гігієни та догляду за домом через інтернет-магазини з доставкою, наприклад в makeup = економите час до і з магазину, також зусилля (всі ці засоби іноді разом важать до 30 кг).

3)Складати меню для сім’ї на тиждень і купувати потрібні продукти заздалегідь. Хоча також можна через онлайн замовлення, наприклад Zakaz.

Список можу продовжити зі свого досвіду. Якщо цікаво, напишіть в коментарях 👇

Facebook Comments