Управління часом, тайм-менеджмент  – це сукупність методик оптимальної організації часу для виконання поточних задач, проектів та календарних подій.

Головними допоміжними інструментами для управління часом є особистий календар, список поточних завдань та список проектів.

Типовими підходами в управлінні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проектів на окремі дії та делегування іншим людям. До управління часом належать також методи впливу на мотивацію та контролю результатів.

Більше про методи, різноманітні техніки та конкретні поради щодо управління своїм часом Ви знайдете в статтях нижче.

Багатозадачність vs продуктивність: як встигнути важливого більше?

Я не знаю жодної людини, яка б відкривала лише одну вкладку на комп’ютері і читала б її, не відволікаючись. Навіть мій тато, освоїв мінімум три. Золоті правила копірайтингу  провокують нас постійні переходи з однієї статті блогу на іншу. Кілька ресурсів в інтернеті існують за рахунок такого принципу (surfingbird, наприклад). Щоб встигати більше за однакові дані всім 24/7, ми поєднуємо обід + монітор чи обід + зустріч в кращому випадку.

IMG_1349

Але є інша багатозадачність:  одночасно робити мінімум дві справи без шкоди одна одній. Точно без шкоди?

Один з проявів продуктивності людини, який полягає у виконанні багатьох завдань одночасно. Але що це за задачі: сидіти на стільці + читати цю статтю?

Ми живемо в цифрову, інформаційну еру, тому логічно, що термін походить від комп,ютерної багатозадачності. Прикладом є набір тексту електронного листа під час телефонної розмови. Але це вже на стільки звичні для нас речі, що ми й не помічаємо, не сприймаємо серйозно, як багатозадачність.

Авторитетні вчені (Пітер Друкер, Девід Мейер) вважають, що через багатозадачність відбувається втрата часу в загальному результаті і збільшення кількості помилок, які є наслідком постійного переривання задач. Тобто Ваша концентрація уваги ділиться на дві справи, замість того, щоб за менший час зробити одну якісніше і тоді приступити до другої. Мені самій було цікаво і пробувала різні методи, вивчаючи також і себе, свою фізіологію і звички.

Я часто говорю на майстер-класах, що важливо досліджувати себе, прислухатись до свого тіла і вивчити свої звички. Це не банальна фраза. ЇЇ аргументую тим, що Ваші реакції можуть відрізнятись від того, що Ви про себе думаєте або звикли чути від оточуючих. Прослідкуйте в які години Ви найбільш продуктивні. І тут я не маю на увазі жайворонків чи вплив кофеїну. Кілька днів спостережень допоможуть Вам помітити певні закономірності свого організму. Наприклад, спробуйте одну і ту ж задачу виконувати в різний час впродовж хоча б тижня. А ще краще, впродовж першого тижня – вранці, другого – в обід, а третього – ввечері. Наприклад, читати публіцистичний матеріал, який важливо розуміти, але не запам,ятовувати. Виключаємо важливість емоційного інтересу до матеріалу, просто подивіться на сам факт: коли матеріал легше сприймався, запам,ятовувався. Подивіться з якого матеріалу Ви більше пам,ятаєте деталей і досі: який читали вранці чи ввечері?

читати більше…

Як припинити відкладати “на потім” і зайнятись справою

Ми всі прагнемо відчувати себе в безпеці, закрити всі свої базові потреби а вже тоді думати про розвиток. Але дуже часто це “закривання” прикривається лінню чи страхом. Людині властиво прагнути до стабільності, і навіть той, хто на словах виступає за постійні нововведення, на ділі не занадто поспішає залишати звичну і затишну зону комфорту. Однак завзятий опір змінам може стати джерелом професійних чи особистих труднощів. Намагаючись зберегти статус-кво, ми нерідко вдаємося до тактики виправдань власної бездіяльності і не замислюємося про наслідки.

IMG_8933

«Треба було розпочинати раніше …»

Або ще можна перефразувати: “Не тим я займався в університеті”. Не страждайте за втраченими можливостями, починайте без зволікання і досягайте поставленої мети. Тяжкі зітхання за втраченим часом не допоможуть повернутися на десять років назад і реалізувати ідею, яка відвідала тільки сьогодні. Раніше Ви не могли цього зробити, і єдино можливий момент для початку дій – поточний. Іронія полягає в тому, що на життєвому шляху з певною періодичністю будуть зустрічатися ситуації, з якими треба було розібратися ще вчора чи п,ять років тому. Не страждайте за втраченими можливостями, починайте без зволікання і досягайте поставленої мети. Тоді через десять років у вас не буде приводу шкодувати про те, що Ви вчасно не приступили до чергового важливого проекту.

«Чекаю натхнення»

Початок роботи в один і той же час приносить більше користі, ніж пасивне очікування творчого прозріння. Це досить поширена помилка початківців фрілансерів і співробітників, що перебувають на віддаленій роботі. Насправді скарги на відсутність натхнення є не що інше, як банальна прокрастинація. Можна місяцями чекати, коли творча муза відвідає саме ваше робоче місце і в результаті чи не написати ні рядка, залишитися без замовлень, грошей і репутації. Однак, якщо Ви проаналізуєте звички багатьох відомих письменників і художників, то з,ясується, що вони мають мало спільного з цим стереотипом. Початок роботи в один і той же час приносить набагато більше користі, ніж пасивне очікування творчого прозріння. Або Ви можете виділити окремі 4 год в день в найбільш продуктивний час (скажімо, середина дня) і попрацювати за системою Помодоро

читати більше…

“Картонка” або “аналіз дня за критеріями”

Ця техніка з’явилась само по собі, напевне, із-за моєї любові до списків і записування самого важливого на окремому папері. Я часто повторюю всім, кого навчаю: випишіть свої цілі на одному папері і завжди тримайте їх при собі, як нагадування та мотивацію займатися лише важливими справами, не дозволяти себе збивати зі свого шляху.

IMG_9840Траплялось таке, що мені стали дарувати красивий папір, картон саме для того, щоб виписати свої цілі на них. Потім стала задавати собі 1 просте питання перед сном: що я зробила сьогодні, щоб на крок ставати ближче до своїх цілей? Воно мене мотивувало, адже сама собі я дуже строгий коуч і “відмазки”просто не проходили, треба було хоча б щось мінімальне, але зробити.

В моменти ліні хочеться виправдатись (сама перед собою),що немає часу, втома. Але чим тоді займатись, як не самим важливим? А якщо цілі не такі важливі, то навіщо Вам такі цілі?

Словом сам процес появи цієї техніка розкрив її  ключовий ефект..

Коментарі тих, хто вже спробував цю техніку:

“Що я зрозумів з практики ведення “Картонки”: я спокійний за поставлені перед собою цілі (критерії). Я точно знаю, що я їх виконаю, бо я постановив щодня робити кроки, які наближатимуть мене до їх реалізації. Зникло переживання, що вони можуть залишитись невиконаними, як чимало їх попередників.”

“Картонка – заставляє триматись в тонусі увесь день.щось встигаєш щось ні .але враження таке що майже 99% виконуєш і це супер. Думаю, якщо тримати темп і впевнено крокувати щоденно, то і гори перевертати можна. Що і власне планую:-).”

“Картонка – це крута штука, треба працювати над тим, щоб вона стала, як рідна.”

Що дає ця техніка

Щоб побороти свою лінь і відмазки, я почала продумувати варіанти “кроків” у досягненні цілей наперед для кожного дня і на цілий місяць. В першу чергу це стосувалось нових звичок, вмінь. Ідея робити одну і ту ж дію щодня виходить із мого авторського алгоритму розвитку нової звички. Але як тоді бути, якщо ціль – підтянути форму і щоденні фізичні навантаження? До речі, це реальне питання з,явилось в момент інтенсивного захоплення (я би сказала мейнстріму) тренажерним залом. Адже щоденні тренування – шкідливі, а щоб сформувати звичку, треба кожного дня робити конкретну дію. Тоді я обирала критерієм в картонку формулювання  “Мінімум 40 хв фізичних навантажень щодня”, а потім додаю варіанти:

читати більше…

Вправа “життєві цінності”

Про цю вправу мені розповів колега і випускник онлайн самотренінгу iChallenge Дмитро Дядик. Перш, ніж прийняти важливе рішення, загляньте в кінцевий список -результат цієї вправи: якщо відповідь на питання не буде одним із варіантів у цьому списку, значить Вам не варто братись за цю справу, відкидайте і шукайте нову можливість!

IMG_0438

Отже, її ноги ростуть із нлп. Після того, як розібралась і спробувала скласти свій список, знайшле дещо простіше пояснення ( інструкцію), щоб вона була доступна широкому загалу. Саме ця вправа за кілька хвилин (десь 20) допомагає скласти список пріоритетних відчуттів, цінностей на даному етапі Вашого життя. Будь- яке стратегічне планування варто розпочинати з переоцінки своїх цінностей, навіть, щоб впевнетись, що вони у Вас не змінились, а якщо змінились, то як. Спробую покроково розповісти в цій сттатті що ж потрібно робити, щоб вивести власний такий список.

Крок перший.

Складіть список справ, які Ви обожнюєте робити. Та діяльність, яка приносить Вам найприємніші відчуття. Це ті справи, які б Ви робили день і ніч, навіть якби за це не платили кошти або вони не мали б наслідків. Щоб кінцевий результат вправи був хороший, напишіть 20 таких пунктів.

читати більше…

Чому люди спізнюються?

Одна із основних причин, чому люди схоплюються за “підкорення” тайм-менеджменту – це саме спізнення скрізь і завжди. Але бути організованим – це не єдине, що дає Вам упорядкування взаємовідносин з часом. Хоча, одна із найприємніших причин!

IMG_0616

Нам здається, що надто багато обставин які дуже тяжко спланувати, бо залежать не від нас. Наприклад, затори на дорогах – не розрахувати точний час прибуття на зазначене місце. А виходити на зустріч завчасно ніхто не хоче, тому що на місці доведеться чекати.

Та є певні правила хорошого тону, які виручать Вас, щоб, опинившись в подібній ситуації, вийти з неї елегантно.

Давайте відразу розберемо що таке спізнення.

По перше, якщо є чітка домовленість про зустріч (час: о 14 год.) і не оговорені додаткові можливі обставини, то все, що заходить за межу 5 хвилин і є спізненням. Але в рамках п,п’ятнадцяти хвилин – “ввічливим” або демонстративним спізненням (про це дещо пізніше).

Якщо Ви бачите, що не встигаєте з,явитися вчасно, обов’язково попередьте про це того, хто, можливо вже чекає на Вас. У вигляді смс – найкращий варіант. За скільки часу? Звичайно ж, як тільки виявили (скажімо, за 15 хв до Вашої зустрічі. Щоб людина мала уявлення яким відрізком часу вона володіє і що саме може зробити до зустрічі з Вами. Наприклад, продовжити ту, яка на разі триває або попрацювати над чимось чи просто зробити дзвінок, який може розвиватись тривалий час. Також актуальний на сьогодні момент про здоровий спосіб життя і більше рухатись: добиратись до зазначеного місця не на авто, а пішки, подихати свіжим повітрям.

Те, що Ви попереджаєте – означає, що Ви цінуєте час інших і надаєте комфортну можливість компенсувати своє спізнення “невизначеному очікуванням” на відрізок часу у повному розпорядженні за власним вибором.

читати більше…

Болезнь под названием «Я занят»

Dollarphotoclub_64194519-700x465Пару дней назад я встретил на улице подругу. Остановился, спросил: «Как ты, как семья?»  Она посмотрела на меня снизу-вверх и тихо пробормотала: «Я так занята… Так сильно занята. Столько всего навалилось, не представляешь».

Почти сразу я столкнулся со своим другом и спросил, как он. И опять тот же тон, тот же ответ: «Я так занят… столько всего надо сделать». Дребезжащий голос, усталый, надтреснутый. Так не только со взрослыми. Когда мы лет десять назад переехали в Северную Каролину, мы пришли в восторг: огромный город, прекрасные школы. Мы поселились в хорошем районе, где жили семьи с детьми. Я был уверен: всё прекрасно.

Через пару дней после переезда мы предложили дружелюбным соседям, чтобы наши дочки собирались и вместе играли. Соседка — отличный, к слову, человек — потянулась за телефоном и открыла ежедневник. Она листала его… и листала… и листала. Долго листала. Наконец, она сказала: «Вот, у нее есть свободные 45 минут через две с половиной недели. Остальное время занимают гимнастика, фортепиано и уроки вокала. Она просто, ну… очень занята».

Эта ужасная, разрушительная привычка «быть занятым» развивается в нас очень-очень рано. Мы когда-нибудь закончим жить вот так? Почему мы творим такое с собой? Почему так поступаем со своими детьми? Когда именно мы забыли, что мы люди, а машины?

Для детей нормально грустить, бегать по лужам, играть, ошибаться и даже скучать. Все мы любим наших детей. Но почему мы тогда с детства перегружаем их, чтобы в их жизни был вечный стресс и ни минуты свободного времени — как у нас?  Что случилось с тем миром, где мы могли сидеть с любимыми людьми и, не торопясь, рассуждать о том, что думаем и чувствуем? Где беседы, полные красноречивого молчания, которое не нужно прерывать? Как мы создали мир, где у нас горы дел, вещей и совсем нет времени отдыхать, размышлять, общаться, просто быть?


Мы же читали Сократа: «Человеку, который не постигает жизнь, и жить не стоит».
Как нам прикажете постигать, быть, становиться человеком, если мы настолько заняты? читати більше…

«Метод  Помодоро», щоб більше встигати

Цей метод найкраще рішення, якщо:

  • потрібно вести кілька проектів / задач паралельно
  • встигнути зробити чимало справ за день
  • нарешті розпочати роботу над справою (книга/диплом/новий сайт), яку постійно відкладаєш
  • розпочати жити більш структурованим життям
  • Ви вирішили побороти прокрастинацію, звикли відкладати все на потім

timer-phototop1Щось забагато чудодійних властивостей у цього методу, чи не так?

Давайте розберемось з цікавою назвою для початку. Ні, він не названий в честь оригінального прізвища засновника. Назва пішла від таймера «Помодорі» (‘Pomodori’ – італійське слово що означає “помідори”), який лежить в основі та унікальності  цього методу.

 

Основна ідея: часті перерви можуть покращити спритність думки.

Наш організм працює таким чином, що може концентрувати свою увагу лише на 7-9 об’єктах , якщо їх більше – якість уваги знижується, спадає, розсіюється (саме тому реклама по дорозі на важливу зустріч – основний відволікаючий фактор в процесі підготовки). Так само і з тривалістю, тобто концентрацією цієї уваги – до 45 хвилин. Не дарма уроки в школі тривали саме цей відрізок часу.

Враховуючи, що потрібне максимальне концентрування уваги над задачею, – в методі використовується 25-ти хвилинні відрізки на виконання завдання. Отже, Ви берете ціль, наприклад, написати  бізнес-план. Складаєте план досягнення цієї цілі: короткі під завдання, під цілі, для яких знадобиться приблизно 25 хв часу. Або інший спосіб: прочитати книгу – Ви кожні 25 хв. зупиняєтесь там, де задзвенить сигнал/будильник а не дочитуєте главу. І робите відмітку цього місця.

читати більше…

Ірина Оксенюк: моя система самоорганізації

Вперше опубліковано: 03/11/2015

Отримала цей запит від учасників онлайн самотренінгу iChallenge про техніки планування, якими користуюсь та методи організації свого часу.

Розумію, що всім, хто навчається у мене цікаво які методи обираю для постійного використання сама. Мій стиль життя змінюється з кількістю і видами проектів над якими працюю. Опишу систему, якої притримуюсь саме в  2015 році.

Варто враховувати, що впродовж цього року я веду навчання онлайн та індивідуальний коучинг офлайн, проводжу тренінги і м-класи, веду активно сторінку facebook та блог, працюю в Інституті післядипломного навчання, дописую кандидатську дисертацію і часто буваю за кордоном. Окрім цього продовжую роботу над собою (в тому числі навчання та івенти колег)  і виділяю час на рідних та близьких. Такі на разі пріоритети, тому система організації себе і людей навколо буде корисна тим, у кого схожий стиль життя.

Системні речі:

Кожні три місяці (якраз, коли змінюється сезон) я роблю ретельну чистку.

12076878_10154267165159167_1869049521_nПеребираю всі речі: від одягу до книжкових полиць. Це не просто змінити речі в шафі чи зайнятись благодійністю. Для мене це цілий ритуал, надзвичайно важливий, якщо хочу вивільнити ресурси, сили та  ідеї для нових проектів. Також це нагадує обирати/купувати речі за призначенням/цінністю/практичністю. Для мене прибирання в прямому і переносному сенсі є не те, що першим кроком, а нульовим. Вважаю, що без попереднього аналізу і підсумку ніякий новий старт не буде ефективним. Якщо бачу, що справи “стоять на місці” або потрібно написати велику/складну статтю (в тому числі наукову) відразу берусь за прибирання в домі (навіть якщо в цей час у відрядженні чи батьківському домі), іноді перемивання чистого посуду. Важливий сам процес – концентруючись фізично, думки перестають бути уривчастим, перескакувати одна на одну і мислинєвий процес стає більш якісним.

Чуть рідше проводжу аналіз оточення. Навіть, якщо к-ть родичів і близьких роками залишається незмінною (на щастя), для мене завжди актуально відслідковувати якість спілкування, нетворкінг, які навички і особистісні якості від кого переймаю. Саме по цій причині не стану підтримувати “формальні зв’язки”, оскільки знаю як впливає власний приклад, слова, скарги чи позиції тих, з ким спілкуюсь/працюю.

Оскільки всі мої види роботи пов’язані з людьми та комунікацією для ефективної взаємодії  допомагає притримуватись кількох важливих правил:

читати більше…

Вести записи “від руки” чи в електронній версії?

Скажу відверто: це питання побило всі рекорди. Його задають ще частіше, ніж “А Ви самі користуєтесь техніками, які рекомендуєте?” Мені здається, що це для багатьох лишається риторичним питанням, навіть у цифрову та інформаційну еру.

56Питання безпеки- це дуже індивідуала річ. Іноді в зошити на 48 аркушів можна сховати значно більше, ніж під сімома паролями на хмарних технологіях. Або ж навпаки. Тому це питання довіри з оточуючими і безпеки місця в якому перебуваєте і тут факторів значно більше, ніж одна стаття. Особисто я веду і ті, і ті записи. На це маю ряд причин. В даній статті хочеться більш детально їх розповісти.

Всі вправи, які необхідно пропрацювати для роботи над собою, самоаналізу, пошуку відповідей – прописую лише від руки: по-перше, психологічні блоки засідають в людському тілі, якщо вчасно не розібрані, а м’язова пам’ять допомагає вивільнити їх. Тому на курсі по вивченні себе як і на онлайн самотренінгу, наполегливо рекомендую вести всі свої записи, домашні завдання саме від руки. Ви довіряєте паперу те, що можете не наважитись довірити самій близькій людині. Можете спалити записи чи заховати в сейф або лишити на видному місці і час від часу перечитувати – це вже Ваша справа для чого їх ведете.

Робота з олівцем має свій особливий ефект.

Не дарма в школах нового формату дають дітям в руки саме простий олівець, а не ручки, тим паче синю і червону! Олівець легше ковзає по паперу, ритуал загострення теж спрацьовує психологічно, як “відточити думки”, щоб точно викарбовувати на папері, як на камені.

читати більше…

Исповедь гения эффективности

Интервью с топ-менеджером «Альфа-Банка» Олегом Брагинским.

 TOP-10-345_1432203072-630x315Олег о себе:

Я счастливый человек — моя работа совпадает с хобби! Профессионально решаю сложные и невозможные бизнес-задачи.

Профайл впечатляет:

  • Проекты в разных областях и странах, инновации и искусственный интеллект, Big Data и моделирование, программы лояльности и поведенческое прогнозирование.
  • Автор учебников, патентов и изобретений, спикер передовых конференций, владеет несколькими языками, имеет учёные степени и научные звания.

Если полностью прочитать профайл Олега, в голове возникает только одна ассоциация — гений.

Здоровье. Что делаете? Какие инструменты и техники применяете? Какие выводы для себя сделали?

Признаю отжимания, циклические упражнения, плавание. 100 отжиманий на кулаках за 60 секунд делаю на двух первых костяшках, чтобы поддерживать удар в память «общажных» 90-х. Несколько раз делаю «ещё одно отжимание», чтобы мозг не жалел организм. Завершаю отжимания прогибом в поясе, чтобы растянуть спину — много сижу.

Циклическими упражнениями «обнуляю» голову, плаванием очищаю городские лёгкие. 10 бассейнов начинаю и завершаю проныром туда и обратно. Кроме фридайверов, мало кто может повторить. Односторонне соревнуюсь с быстрыми пловцами, даже если уже завершаю цикл, а те только прыгнули в бассейн. Сложно бывает с пловцами в ластах. :(

Не успокаиваюсь, пока не достигаю превосходства.

Чищу зубы дважды в день, не полощу рот водой, держу пастовую жижу во рту минуту — тренирую задержку дыхания и укрепляю эмаль. В это же время стою поочерёдно на одной ноге в полуприседе. Раз в год посещаю стоматолога для профессиональной чистки и полировки. Пломб нет, все зубы на месте.

читати більше…