Управління часом, тайм-менеджмент – це сукупність методик оптимальної організації часу для виконання поточних задач, проектів та календарних подій.
Головними допоміжними інструментами для управління часом є особистий календар, список поточних завдань та список проектів.
Типовими підходами в управлінні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проектів на окремі дії та делегування іншим людям. До управління часом належать також методи впливу на мотивацію та контролю результатів.
Більше про методи, різноманітні техніки та конкретні поради щодо управління своїм часом Ви знайдете в статтях нижче.
Техніка “Аудит дня” або “хронометраж часу”
Перш, ніж розпочати освоювати техніки тайм-менеджменту, дослідіть для початку які у вас взаємовідносини з часом. Здається що це досить банальні чи очевидні речі, але рідко хто починає планування саме з аналізу.
В першу чергу хронометраж часу впродовж дня робиться з ціллю знайти де реально втрачаєте дорогоцінні хвилини. По десять – п’ятнадцять хвилин впродовж дня може перетворитись в мінімум одну годину, якої так часто невистачає.
У нас у всіх однаково 24 години і 7 днів на тиждень. Але одні вміють поєднувати всі сфери свого життя і достатньо приділяти часу на самі важливі (для них же) речі чи справи. А інші жаліються та мріють якби в добі була + 1 година, наприклад на саморозвиток. Тут звичайно ж справа і в пріоритетах також: важливим, стратегічним справам потрібно приділяти увагу в першу чергу. Але для початку знайдіть свої пожирачі часу: що це або хто це.
Хронометраж – це метод вивчення витрат часу на безпосередньому виконанні заданої операції шляху спостереження і вимірювання циклічно повторюваних елементів (частин).
Або, людською мовою, облік витраченого часу, при якому виявляються діри, в які час безслідно витікає.
Тут гарно підходить крилата фраза «Людина, яка даремно втрачає час, сам не помічає, як старіє» із фільму-казки Євгенія Шварца “Втрачений час” або її аудіоверсія. Перегляньте, краще зрозумієте суть ідеї усвідомлювати як проживаєте час і не просто щодня, а щогодини і щосекунди. Від одного цього інсайду додається сміливості обрізати спілкування з токсичними людьми та гаяти час на другорядні справи.
Мій досвід роботи з командами, управління ними показав, що в перші же дні найважливішими моментами є вийти на спільну картинку розуміння речей: говорити однією мовою, мати одне бачення проекту і кінцевого результату, довіряти що кожен із нас працює над своїм найкращим результатом. Так ось привчити кожного до аудиту свого часу в перші же дні – це зробити інвестицію у ваше порозуміння. Тому що кожного разу, ставлячи задачу, людина достовірно зможе оцінити свої сили на її виконання, не зменшуючи чи збільшуючи додаткових собі резервів, що вцілому відтягує дедлайн для всієї команди.
Багатозадачність чи продуктивність: як встигнути важливого більше?
Я не знаю жодної людини, яка б відкривала лише одну вкладку на комп’ютері і читала б її, не відволікаючись. Навіть мій тато, освоїв мінімум три. Золоті правила копірайтингу провокують нас постійні переходи з однієї статті блогу на іншу. Кілька ресурсів в інтернеті існують за рахунок такого принципу, surfingbird, наприклад. Щоб встигати більше за однакові дані всім 24/7, ми поєднуємо обід + монітор чи обід + зустріч в кращому випадку.
Але є інша багатозадачність: одночасно робити мінімум дві справи без шкоди одна одній. Точно без шкоди? Один з проявів продуктивності людини, який полягає у виконанні багатьох завдань одночасно. Але що це за задачі: сидіти на стільці + читати цю статтю?
Ми живемо в цифрову, інформаційну еру, тому логічно, що термін походить від комп,ютерної багатозадачності. Прикладом є набір тексту електронного листа під час телефонної розмови. Але це вже на стільки звичні для нас речі, що ми й не помічаємо, не сприймаємо серйозно, як багатозадачність.
Авторитетні вчені (Пітер Друкер, Девід Мейер) вважають, що через багатозадачність відбувається втрата часу в загальному результаті і збільшення кількості помилок, які є наслідком постійного переривання задач. Тобто Ваша концентрація уваги ділиться на дві справи, замість того, щоб за менший час зробити одну якісніше і тоді приступити до другої. Мені самій було цікаво і пробувала різні методи, вивчаючи також і себе, свою фізіологію і звички.
Я часто говорю на майстер-класах, що важливо досліджувати себе, прислухатись до свого тіла і вивчити свої звички. Це не банальна фраза. ЇЇ аргументую тим, що Ваші реакції можуть відрізнятись від того, що Ви про себе думаєте або звикли чути від оточуючих. Прослідкуйте в які години Ви найбільш продуктивні. І тут я не маю на увазі жайворонків чи вплив кофеїну. Кілька днів спостережень допоможуть Вам помітити певні закономірності свого організму. Наприклад, спробуйте одну і ту ж задачу виконувати в різний час впродовж хоча б тижня. А ще краще, впродовж першого тижня – вранці, другого – в обід, а третього – ввечері. Наприклад, читати публіцистичний матеріал, який важливо розуміти, але не запам’ятовувати. Виключаємо важливість емоційного інтересу до матеріалу, просто подивіться на сам факт: коли матеріал легше сприймався, запам,ятовувався. Подивіться з якого матеріалу Ви більше пам’ятаєте деталей і досі: який читали вранці чи ввечері?
Чому люди спізнюються?
Одна із основних причин, чому люди схоплюються за “підкорення” тайм-менеджменту – це саме спізнення скрізь і завжди. Але бути організованим – це не єдине, що дає Вам упорядкування взаємовідносин з часом. Хоча, одна із найприємніших причин!
Нам здається, що надто багато обставин які дуже тяжко спланувати, бо залежать не від нас. Наприклад, затори на дорогах – не розрахувати точний час прибуття на зазначене місце. А виходити на зустріч завчасно ніхто не хоче, тому що на місці доведеться чекати.
Та є певні правила хорошого тону, які виручать Вас, щоб, опинившись в подібній ситуації, вийти з неї елегантно.
Давайте відразу розберемо що таке спізнення.
По перше, якщо є чітка домовленість про зустріч (час: о 14 год.) і не оговорені додаткові можливі обставини, то все, що заходить за межу 5 хвилин і є спізненням. Але в рамках п,п’ятнадцяти хвилин – “ввічливим” або демонстративним спізненням (про це дещо пізніше).
Якщо Ви бачите, що не встигаєте з,явитися вчасно, обов’язково попередьте про це того, хто, можливо вже чекає на Вас. У вигляді смс – найкращий варіант. За скільки часу? Звичайно ж, як тільки виявили (скажімо, за 15 хв до Вашої зустрічі. Щоб людина мала уявлення яким відрізком часу вона володіє і що саме може зробити до зустрічі з Вами. Наприклад, продовжити ту, яка на разі триває або попрацювати над чимось чи просто зробити дзвінок, який може розвиватись тривалий час. Також актуальний на сьогодні момент про здоровий спосіб життя і більше рухатись: добиратись до зазначеного місця не на авто, а пішки, подихати свіжим повітрям.
Те, що Ви попереджаєте – означає, що Ви цінуєте час інших і надаєте комфортну можливість компенсувати своє спізнення “невизначеному очікуванням” на відрізок часу у повному розпорядженні за власним вибором.
Болезнь под названием «Я занят»
Пару дней назад я встретил на улице подругу. Остановился, спросил: «Как ты, как семья?» Она посмотрела на меня снизу-вверх и тихо пробормотала: «Я так занята… Так сильно занята. Столько всего навалилось, не представляешь».
Почти сразу я столкнулся со своим другом и спросил, как он. И опять тот же тон, тот же ответ: «Я так занят… столько всего надо сделать». Дребезжащий голос, усталый, надтреснутый. Так не только со взрослыми. Когда мы лет десять назад переехали в Северную Каролину, мы пришли в восторг: огромный город, прекрасные школы. Мы поселились в хорошем районе, где жили семьи с детьми. Я был уверен: всё прекрасно.
Через пару дней после переезда мы предложили дружелюбным соседям, чтобы наши дочки собирались и вместе играли. Соседка — отличный, к слову, человек — потянулась за телефоном и открыла ежедневник. Она листала его… и листала… и листала. Долго листала. Наконец, она сказала: «Вот, у нее есть свободные 45 минут через две с половиной недели. Остальное время занимают гимнастика, фортепиано и уроки вокала. Она просто, ну… очень занята».
Эта ужасная, разрушительная привычка «быть занятым» развивается в нас очень-очень рано. Мы когда-нибудь закончим жить вот так? Почему мы творим такое с собой? Почему так поступаем со своими детьми? Когда именно мы забыли, что мы люди, а машины?
Для детей нормально грустить, бегать по лужам, играть, ошибаться и даже скучать. Все мы любим наших детей. Но почему мы тогда с детства перегружаем их, чтобы в их жизни был вечный стресс и ни минуты свободного времени — как у нас? Что случилось с тем миром, где мы могли сидеть с любимыми людьми и, не торопясь, рассуждать о том, что думаем и чувствуем? Где беседы, полные красноречивого молчания, которое не нужно прерывать? Как мы создали мир, где у нас горы дел, вещей и совсем нет времени отдыхать, размышлять, общаться, просто быть?
Мы же читали Сократа: «Человеку, который не постигает жизнь, и жить не стоит». Как нам прикажете постигать, быть, становиться человеком, если мы настолько заняты? читати більше…
«Метод Помодоро», щоб більше встигати
Цей метод найкраще рішення, якщо:
- потрібно вести кілька проектів / задач паралельно;
- встигнути зробити чимало справ за день;
- нарешті розпочати роботу над справою (книга / диплом / новий сайт чи проект), яку постійно відкладаєш;
- розпочати жити більш структурованим життям;
- ви вирішили побороти прокрастинацію, звикли відкладати все на потім.
Щось забагато чудодійних властивостей у цього методу, чи не так?
Давайте розберемось з цікавою назвою для початку. Ні, він не названий в честь оригінального прізвища засновника. Назва пішла від таймера «Помодорі» (‘Pomodori’ – італійське слово що означає “помідори”), який лежить в основі винаходу.
Основна ідея: часті перерви можуть покращити спритність думки.
Наш організм працює таким чином, що може концентрувати свою увагу лише на 7-9 об’єктах, якщо їх більше – якість уваги знижується, спадає, розсіюється (саме тому реклама по дорозі на важливу зустріч – основний відволікаючий фактор в процесі підготовки). Так само і з тривалістю, тобто концентрацією цієї уваги – до 45 хвилин. Не дарма уроки в школі тривали саме цей відрізок часу.
Враховуючи, що потрібне максимальне концентрування уваги над задачею, – в методі використовується 25-ти хвилинні відрізки на виконання завдання. Отже, ви берете ціль, наприклад, написати бізнес-план. Складаєте план досягнення цієї цілі: короткі підзавдання, підцілі, для яких знадобиться приблизно 25 хв часу. Або інший спосіб: прочитати книгу – ви кожні 25 хв. зупиняєтесь там, де задзвенить сигнал / будильник, а не дочитуєте главу. І робите відмітку цього місця.
Ірина Оксенюк: моя система самоорганізації
Вперше опубліковано: 03/11/2015
Отримала цей запит від учасників онлайн самотренінгу iChallenge про техніки планування, якими користуюсь та методи організації свого часу.
Розумію, що всім, хто навчається у мене цікаво які методи обираю для постійного використання сама. Мій стиль життя змінюється з кількістю і видами проектів над якими працюю. Опишу систему, якої притримуюсь саме в 2015 році.
Варто враховувати, що впродовж цього року я веду навчання онлайн та індивідуальний коучинг офлайн, проводжу тренінги і м-класи, веду активно сторінку facebook та блог, працюю в Інституті післядипломного навчання, дописую кандидатську дисертацію і часто буваю за кордоном. Окрім цього продовжую роботу над собою (в тому числі навчання та івенти колег) і виділяю час на рідних та близьких. Такі на разі пріоритети, тому система організації себе і людей навколо буде корисна тим, у кого схожий стиль життя.
Системні речі:
Кожні три місяці (якраз, коли змінюється сезон) я роблю ретельну чистку.
Перебираю всі речі: від одягу до книжкових полиць. Це не просто змінити речі в шафі чи зайнятись благодійністю. Для мене це цілий ритуал, надзвичайно важливий, якщо хочу вивільнити ресурси, сили та ідеї для нових проектів. Також це нагадує обирати/купувати речі за призначенням/цінністю/практичністю. Для мене прибирання в прямому і переносному сенсі є не те, що першим кроком, а нульовим. Вважаю, що без попереднього аналізу і підсумку ніякий новий старт не буде ефективним. Якщо бачу, що справи “стоять на місці” або потрібно написати велику/складну статтю (в тому числі наукову) відразу берусь за прибирання в домі (навіть якщо в цей час у відрядженні чи батьківському домі), іноді перемивання чистого посуду. Важливий сам процес – концентруючись фізично, думки перестають бути уривчастим, перескакувати одна на одну і мислинєвий процес стає більш якісним.
Чуть рідше проводжу аналіз оточення. Навіть, якщо к-ть родичів і близьких роками залишається незмінною (на щастя), для мене завжди актуально відслідковувати якість спілкування, нетворкінг, які навички і особистісні якості від кого переймаю. Саме по цій причині не стану підтримувати “формальні зв’язки”, оскільки знаю як впливає власний приклад, слова, скарги чи позиції тих, з ким спілкуюсь/працюю.
Оскільки всі мої види роботи пов’язані з людьми та комунікацією для ефективної взаємодії допомагає притримуватись кількох важливих правил:
Исповедь гения эффективности
Интервью с топ-менеджером «Альфа-Банка» Олегом Брагинским.
Олег о себе:
Я счастливый человек — моя работа совпадает с хобби! Профессионально решаю сложные и невозможные бизнес-задачи.
Профайл впечатляет:
- Проекты в разных областях и странах, инновации и искусственный интеллект, Big Data и моделирование, программы лояльности и поведенческое прогнозирование.
- Автор учебников, патентов и изобретений, спикер передовых конференций, владеет несколькими языками, имеет учёные степени и научные звания.
Если полностью прочитать профайл Олега, в голове возникает только одна ассоциация — гений.
Здоровье. Что делаете? Какие инструменты и техники применяете? Какие выводы для себя сделали?
Признаю отжимания, циклические упражнения, плавание. 100 отжиманий на кулаках за 60 секунд делаю на двух первых костяшках, чтобы поддерживать удар в память «общажных» 90-х. Несколько раз делаю «ещё одно отжимание», чтобы мозг не жалел организм. Завершаю отжимания прогибом в поясе, чтобы растянуть спину — много сижу.
Циклическими упражнениями «обнуляю» голову, плаванием очищаю городские лёгкие. 10 бассейнов начинаю и завершаю проныром туда и обратно. Кроме фридайверов, мало кто может повторить. Односторонне соревнуюсь с быстрыми пловцами, даже если уже завершаю цикл, а те только прыгнули в бассейн. Сложно бывает с пловцами в ластах. 🙁
Не успокаиваюсь, пока не достигаю превосходства.
Чищу зубы дважды в день, не полощу рот водой, держу пастовую жижу во рту минуту — тренирую задержку дыхания и укрепляю эмаль. В это же время стою поочерёдно на одной ноге в полуприседе. Раз в год посещаю стоматолога для профессиональной чистки и полировки. Пломб нет, все зубы на месте.
Індивідуальний план розвитку
“Нічого не планувати – це те ж саме, що планувати невдачу” (c) Уїнстон Черчилль.
Куди і з ким мені рухатися?
Чи знаєте ви куди йдете? Де ви бачите себе через п’ять, десять чи п’ятнадцять років? Якщо перед вами немає конкретної мети, неважливо який шлях ви оберете, він нікуди не приведе. Ви так і будете безглуздо блукати по життю. Адже як оцінити результат, якщо не заміряли до старту, – порівнюючи з іншими? Порівнюйте себе лиш з собою в минулому та собою в майбутньому – так робить психологічно зріла особистість.
Якщо ж ваші орієнтири – це соціальна вимога рядянського часу під назвою “будинок-дерево-син”, то, напевне, ніколи чесно собі не зізнавались хто ви є і чого прагнете насправді. Часто таке відбувається із-за страху відверто зізнатись “я ні на що не здатен”. Щоб це не звучало так грубо, то краще і запитувати не буду.
Індивідуальний життєвий план – план вашого розвитку, щось на зразок карти, яка допоможе не збитися з дороги та рухатись за внутрішнім компасом – конкретно вашими цінностями. І тоді ви легко дасте відповідь на непросте питання “куди і з ким мені рухатися?”.
Що дає індивідуальний план розвитку?
Ясність. Чітке уявлення про те, до чого ви прагнете. Дасть вам зрозуміти чи правильні дії ви робите взагалі.
Відповіді на питання “чому?” або ж “навіщо?”.
Коли ваші цілі і завдання будуть у вас перед очима, – легше буде зрозуміти чому ви робите саме так, як ви робите.
З Вашого життя підуть зайві сумніви. І тоді щоразу, перед зустріччю чи перед новим завданням ви чітко будете усвідомлювати навіщо вам це потрібно. Тому що це на крок наближає до вашої мети. Якої мети? Яка лягла в основу вашого індивідуального плану розвитку. Можливо, мова йде про справу життя або якусь велику ціль. А якщо відповісти не зможете, то навіщо тоді це взагалі робити, хіба не усвідомлюєте, що свідомо виконуєте чужі цілі?
Орієнтир. Якщо ви регулярно будете звіряти ваш життєвий шлях з тим шляхом, який ви собі намітили,- не заблукаєте і в підсумку прийдете до своїх цілей. Навіть, якщо на шляху будуть змінюватись дороги або ж засоби пересування. Це різні обставини можуть зкорегувати, якщо завчасно не продумати, не задіяти ризик-менеджмент.
Як же скласти план особистого розвитку? Для початку визначте, які сфери життя для вас найбільш важливі. Наприклад, це успішна кар’єра чи власна справа, фінансова незалежність, життєвий шлях / призначення і реалізація своїх здібностей, здоров’я і краса, відносини і сім’я, місце в суспільстві, особистий розвиток і мудрість.
Як виконувати?
Тепер складіть таблицю, по якій можна буде побачити, що і за який період часу Ви хочете досягти в кожній з цих областей (дивіться малюнок). Також можете скачати шаблон для заповнення.
В кожному вікні відповідайте для себе на чотири наступних питання:
Що конкретно я хочу досягти?
Чому?
Хто може мені в цьому допомогти?
Які дії / кроки мені потрібно зробити?
Індивідуальний план розвитку складається у першу чергу на основі ваших життєвих цілей і пріоритетів. Тому відповіді на питання повинні зводитися до одного – до того, ким ви хочете бачити себе в майбутньому. Описуйте для початку у вигляді речень, бажань. Тут важливо для початку вивести бачення себе в мабутньому. Вже потім можете переписати, сформулювавши конкретніше або відсмартувати свої цілі.
Заповнивши цю таблицю, ви складете дуже точний, конкретний, детальний і довгостроковий план дій, який допоможе вам крок за кроком здійснити все, що ви собі намітили.
Таку вправу роблять учасники перед новорічного тренігу та онлайн курсу, практично в самому кінці курсу. А попередні етапи максимально підготовлюють їх, менш складні вправи на цінності, цілі, аналіз оточення підводять дати максимально чіткі продумані відповіді для складання цього плану. І вже по завершенні курсу вони точно знають не лише куди, але й з ким їм рухатись по життю. Що рекомендую зробити і вам!
Сподобались рекомендації? Поділіться ними з друзями в соціальній мережі:
9 практичних рекомендацій для оптимізації свого дня
9 робочих прийомів, які дозволять оптимізувати Ваш робочий день, виконувати роботу більш якісно, і не так страждати від рутинних завдань. Всі їх перевіряла на собі, тому рекомендую!
1. Починайте ранок з приємного
З чого починається ваш робочий день? З чашки кави, перегляду пошти та планування справ? Добре. І що знаходиться в самому верху цього списку? Рекомендую починати роботу з приємних для Вас справ. Так Ви задасте настрій на весь день. Приміром, 3 рази на тиждень я починаю роботу з написання статті в блог. Тому що мені подобається писати. І тому що, при написанні статті звивини в моєму мозку ніби-то починають швидше ворушитися, і весь наступний робочий час я сповнена сил і енергії для підкорення вершин.
Ясна річ, що не кожен, хто читає цю статтю, веде свій блог. Але у Вас явно є свій список справ, що Вас надихають/наповнюють і займають не так багато часу. Скажімо, Ви точно не розпочнете свій день з перегляду серіалу/фільму. А з коротеньких фізичних чи інтелектуальних вправ? А з компліментів собі перед дзеркалом (щоб звикати до них і не думати що зі мною не так, коли звучатимуть в мою сторону)? Так ось, виберіть нові “ранкові ритуали”, які будуть тішити Вас і задаватимуть правильний тон на весь день!
Правило 20 хвилин
Правило 20 хвилин – це майже, як принцип, але діє щодо часу. За 20 хвилин можна витерпіти все що завгодно, що Ви зовсім не хочете робити. Це хороший спосіб почати щось робити, боротися з лінню і підвищити свою мотивацію.
Правило 20 хвилин:
Хто займається спортом 20 хвилин в день, тому не варто турбуватися про своє здоров,я.
Хто приділяє 20 хвилин в день прибиранню свого будинку, тому не варто переживати за безлад.
Хто виділяє 20 хвилин в день на поліпшення концентрації уваги, тому не варто турбуватися про творчу кризу.
Хто знаходить 20 хвилин в день, щоб вислухати про справи свого чоловіка або дружини, не варто турбуватися про проблеми у відносинах.
Хто виділяє 20 хвилин в день на слухання себе і ведення особистих записів, тому не варто турбуватися про нестачу ідей.
Хто 20 хвилин в день працює над створенням джерел доходу, тому не потрібно переживати про власний фінансовий добробут.
Хто виділяє 20 хвилин на відпочинок, не слід побоюватися перевтоми і втоми.
Хто читає корисну книгу хоча б 20 хвилин на день, не варто переживати про те, як стати експертом.
На що ще важливе варто виділити сьогодні 20 хвилин?